Doküman yönetim sistemi ( Electronic Document Management System );
Medya olarak isimlendirilen basılacak yüzeye aktarılacak bilginin sayısal ortamda ( yazılımda ) barındırılıp basılmaya uygun hale getirecek şekilde yönetilmesi olaylarının bütününe verilen genel tabirdir.
Sayısal bilgisayar ortamlarında tutulan bilgiyi dokümana aktarmak veya doküman üzerinde ki bilginin ihtiyaç duyulduğunda hızlı bir şekilde ulaşılmaya olanak sağlaması gerekir. Basılnış dokümana ait bilgiler bir data sisteminde veri olarak bulundurularak kendisi ile ilişkilendirilir ve sonrasında kullanılmak istendiğinde özelliklerine göre dokümana ulaşılır.
Bu yönetim sistemde bir dokümanın 4 önemli ayrıt edici özelliği; doküman numarası, doküman ismi, oluşturulma numarası, oluşturulma tarihi ‘dir. Bu özellikler bir dokümanı diğerlerinden ayıran temel özelliklerdir. Bu özellikler doküman için en yüksek önemdeki nitelikler olarak kullanılır. Her dokümanın bu tarz bilgileri bir kimlik bilgisi görevi görmektedir.
Her sektördeki önemli dokümanlar için mutlaka kullanılması gereken bir kurumsal sistemdir.
20 Şubat 2020, İstanbul
0 Yorum
Cevap Gönder